物业公司应如何提高档案管理现代化水平

一、搞好档案工作，领导重视是关键。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？2.积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。二．实现档案管理现代化随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难：管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，他要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。2.掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。3.利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好的服务于社会。三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

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业主的信息资料涉及业主的个人隐私，甚至关系到业主的生命和财产安全。一旦泄露出去，被不法分子利用作为违法犯罪之用，其后果将不堪设想。物业服务企业作为为业主提供物业服务的专业机构，掌握着与业主息息相关的许多信息资料，同时也负有保守业主隐私，防止业主**露的职责。现代科学技术日新月异，特别是随着计算机应用的普及，物业管理的现代化程度也日益提高。在新的形势下，物业服务公司应如何完善对业主资料的保密措施？相关的政府监管部门对物业管理档案应如何进行管理？结合目前物业管理行业的现状，笔者提出如下建议，希望对物业管理公司在业主档案资料管理方面有所启发。一、物业服务企业对业主的档案材料实行专人管理，并由档案管理员承担管理不当的法律责任。业主的档案资料涉及业主的个人隐私，一般都会记录业主所住的房号、电话号码、家庭成员情况、身份证件等信息。如果在档案使用过程中不注意保密，可能对业主的隐私权造成侵害。因此，对业主的档案资料应实行专人管理，建立档案管理网络，明确责任人。可在物业管理企业中建立由企业负责人、分管部门和专职（兼职）管理人员组成的三级网络管理系统，指定专人负责业主档案资料的管理工作。具体负责档案管理的人员需经过专业的档案管理培训，具备档案管理知识。如果在档案管理过程中，因档案管理人员的疏忽和过失导致档案**露，由档案管理人员承担法律责任。通过这种具体分工负责的管理模式，强化对业主档案资料的管理。二、物业服务企业与外部公司签订合作合同时，严格规定业主个人资料保密条款及相应的违约赔偿责任，并在业主资料被泄露后及时启动救济程序，防止业主个人资料的进一步泄露。物业服务企业在履行物业服务合同过程中因工作需要掌握了业主的个人资料，但这些资料只能用于与物业管理服务相关的工作之中。在与外部公司签订合作合同时，如果可能涉及到业主资料的使用，物业服务企业应在合作合同中明确约定保密条款。即未经物业服务公司和业主的书面同意，不得泄露业主资料信息。如未经物业管理公司及业主书面同意，向第三方泄露业主信息，物业管理公司有权解除合同，并追究违约方的违约责任，要求违约方赔偿违约金。通过加大违约方的违约成本，限制外部公司的违约行为。物业服务企业在发现业主个人资料被泄露后，应及时向违约方主张权利，通过新闻媒体曝光等方式督促违约方停止侵权，甚至通过诉讼方式追究其法律责任。三、物业服务企业应采用先进技术，在档案管理现代化的同时加强档案的保密性管理。随着计算机科学技术的飞速发展，档案数字化管理日益成熟，名目众多的档案管理数字化软件也相继登台亮相。物业服务企业在采用先进技术的同时，也应采取相应措施防止档案资料信息的泄露。物业服务公司可以在业主档案资料管理方面选择使用相关软件如个人使用隐私选择平台等方式达到保护网络隐私权的目的。在进入业主信息资料库时，软件会提醒哪些信息正在被搜索，由由用户决定是否允许继续浏览信息资料，或者在软件中预先设定只允许搜集特定的信息，除此之外的信息不允许搜集等等。通过安装类似的防范业主资料被盗取的软件，有效保护业主信息资料的安全性。四、由政府行政主管部门和行业协会出台相关的指导性或指引性文件加强对物业管理企业档案的监管，物业服务企业内部制定业主档案管理实施细则，强化对业主档案资料的管理。各级房地产行政管理部门负责辖区内物业管理活动的监督管理工作，针对目前物业服务企业存在的小区业主信息资料、档案管理不严格的现象，政府部门应出台相应的指导性文件加强监管。北京市建委最近出台了《关于要求物业服务企业加强业主个人资料管理的指导意见》，要求物业公司要严防业主个人**露，物业服务企业要建立健全业主个人资料管理制度。做好隐患排查工作，严格查阅制度，实行专人管理，明确责任人，坚决杜绝私自带走或泄露业主个人资料的行为。并规定如发生上述情况，物业管理公司将不得评优，并记入企业不良记录。行政主管部门在指导文件中应明确物业服务企业如果因管理不善导致业主个人**露应承担的法律责任，将物业管理企业的管理不当行为录入信用档案，并要求物业管理企业对具体的责任人员进行追究。各地的物业管理行业协会应积极发挥协会在政府和企业之间的桥梁纽带作用，研究物业管理行业的现实问题，针对目前物业管理企业在业主档案管理方面存在的不足，探索行之有效的解决途径。宣传与隐私权保护相关的法律法规，制定行业的档案管理操作指引，引导物业管理企业为业主提供更为专业化、规范化的服务。物业服务企业可以根据企业的实际情况，参照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作条例》、《企业登记档案资料查询办法》等法律法规的规定，制定企业内部档案管理操作规程，要求公司员工严格按照操作规程进行业主档案资料的管理。（作者系广东博厚律师事务所律师，兼任广州市律师协会民事法律专业委员会秘书长）

业主档案是包括业主姓名房号联系电话就可以了设施档案就是小区的配套设施的位置型号和现状

你是说的业主档案还是物业设施档案呢？

以人为本,负责。像万科一样的。

现在是高科学技和信息,网络时代,只要完善此工作就可以达成现代化水平。

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